Bureau de représentation

Qu’est-ce qu’un bureau de représentation ?

Un bureau de représentation est une forme d’établissement direct pour l’entreprise exportatrice, qui assure une présence permanente ou temporaire sur le marché étranger. Ce bureau est utilisé dans la phase de pré-implantation. Il est utilisé pour les études de marché et les activités de communication. Le bureau de représentation est régi par la gestion des matières énumérées à l’annexe 3 (21) de la loi BE 2542. Si un étranger souhaite exploiter une telle entreprise, il doit d’abord demander un permis au directeur général du département du développement des entreprises. Il doit également obtenir l’approbation de la Commission des affaires étrangères. Cette procédure prend environ une semaine.

Pourquoi créer un bureau de représentation ?

Tout d’abord, les pouvoirs d’un bureau de représentation sont limités. Il ne peut effectuer que les opérations suivantes : 

• Acheter des produits et d’autres services sur le marché thaïlandais pour le compte de son siège social.
• Vérifier et contrôler la qualité et la quantité des produits et services achetés par le siège.
• Conseiller les clients ou agents thaïlandais sur les produits et services fournis par son siège en Thaïlande.
• Informer les clients potentiels des nouveaux produits ou services offerts par le siège au Royaume de Thaïlande.
• Préparer des rapports sur le marché et les secteurs d’activité en Thaïlande.

D’autre part, il existe d’autres restrictions. Tout d’abord, le bureau de représentation ne peut pas générer de revenus. Ensuite, il ne peut délivrer que deux permis de travail à des étrangers au cours d’une période donnée.

Le bureau de représentation peut également être chargé d’autres activités non liées aux dépenses, telles que :

• La collecte d’informations sur les biens ou les services en Thaïlande au profit du siège social ;
• Vérifier et contrôler la qualité et la quantité des biens achetés ou sous-traités à des fabricants thaïlandais pour le compte du siège social ;
• Conseiller et assister le siège social sur les biens à vendre aux clients, aux distributeurs ou aux partenaires ;
• Fournir au siège des informations sur les marchandises concernées
• Signaler au siège social les tendances observées en Thaïlande.

Les frais de demande d’ouverture d’un bureau de représentation s’élèvent à 2 000 THB. Ce montant est susceptible d’être modifié.

Quelles sont les caractéristiques du bureau de représentation ?

Il est important que le bureau de représentation présente les trois caractéristiques suivantes :

• Il doit s’agir d’une entité juridique constituée en vertu d’une loi étrangère et elle doit avoir un bureau en Thaïlande uniquement pour fournir des services au siège, à la filiale ou à la société du groupe dans un pays étranger ;
• Le bureau doit également fournir des services au siège et à la société du groupe sans recevoir de revenus de ces services. Les seules transactions autorisées sont celles destinées à couvrir les dépenses du bureau de représentation reçues du siège ;
• Enfin, le bureau de représentation n’est pas autorisé à recevoir des ordres, ni à offrir, vendre ou négocier avec des personnes physiques ou morales.

Informations sur le bureau de représentation :

• Possibilité de détention à 100 % par des étrangers ;
• Le capital social ne doit pas être inférieur à 25 % du coût d’exploitation annuel moyen estimé de l’entreprise, calculé sur trois ans, mais ne doit pas être inférieur à 3 millions de bahts ;
• Pas d’impôt à payer car il n’y a pas de revenu dans le Royaume de Thaïlande ;
• La licence d’entreprise étrangère ne peut être délivrée tant que la demande d’enregistrement n’a pas été acceptée ;
• Les sociétés ne sont pas autorisées à générer des revenus et sont limitées à l’activité pour laquelle le bureau de représentation est établi ;
• L’enregistrement prend environ une semaine.

Comment créer un bureau de représentation ? 

Comme toute création de structure, il est indispensable de suivre les étapes suivantes pour que le bureau de représentation soit correctement créé :

Tout d’abord, il est important de procéder à la présentation de tous les documents requis. Ainsi, la personne morale étrangère doit fournir les informations suivantes au département du développement des entreprises et au ministère du commerce afin d’ouvrir un bureau de représentation : 

• Le formulaire d’établissement d’un bureau de représentation à signer par le représentant
• La copie de la déclaration de la société avec le nom de la société, le capital social, les objectifs, les directeurs et les agents du siège social, qui doit être légalisée ou notariée 
• Une procuration (« PoA ») du représentant 
• Une copie du passeport du représentant, avec :
• Une copie de son visa B non immigrant signé et légalisé si le représentant a signé la copie avant de venir en Thaïlande.
• Une copie de la page du tampon d’entrée avec une carte de signature si elle a été signée en Thaïlande.
• Une procuration de la personne qui fait la demande. En général, il s’agit d’un avocat à l’extérieur du pays. Ce document doit également être signé et notarié.

Tous les documents susmentionnés doivent être traduits en thaïlandais. Veuillez noter qu’il n’est pas nécessaire de faire appel à un traducteur officiel.

Ensuite, lorsque tous les documents ont été soumis, le département du développement des entreprises fournit un certificat ou un numéro d’enregistrement. Lorsque le numéro a été obtenu, et seulement à ce moment-là, le bureau de représentation peut commencer à fonctionner. Toute cette procédure est gratuite.

Enfin, la dernière étape consiste à constituer le bureau de représentation en Thaïlande et à embaucher du personnel pour votre bureau habituel.

Quel est le capital requis ? 

Pour qu’un bureau de représentation soit valablement établi, il doit disposer d’un capital d’au moins 3 millions de bahts.

Deux situations doivent être analysées différemment : le cas où le bureau de représentation doit fonctionner pendant moins de trois ans et le cas où le bureau doit fonctionner pendant plus de trois ans.

Premièrement, si le bureau de représentation doit fonctionner pendant moins de trois ans, la totalité du capital doit être fournie dans les six premiers mois suivant l’obtention du numéro d’enregistrement.

Deuxièmement, si le bureau de représentation doit exercer ses activités pendant plus de trois ans, le capital doit être versé comme suit :

• 500 000 THB ou plus dans les trois premiers mois suivant l’obtention du numéro d’enregistrement ;
• 500 000 THB ou plus à la fin de la première année ;
• 500 000 THB ou plus à la fin de la deuxième année ;
• Le solde à la fin de la troisième année.

Ce capital peut être utilisé pour couvrir les frais de fonctionnement tels que les déplacements, les salaires et les loyers.

Le bureau de représentation doit-il payer des impôts ? 

Comme ils ne génèrent pas de revenus, les bureaux de représentation sont exonérés de l’impôt sur le revenu. Toutefois, ils doivent s’enregistrer auprès des autorités fiscales car ils sont tenus de payer une retenue à la source sur les salaires versés aux employés. Par conséquent, le bureau de représentation est soumis aux exigences suivantes :

• Soumettre des comptes financiers détaillés au moment du démarrage de l’activité en Thaïlande ;
• Soumettre des états financiers certifiés au Business Development Department dans les cinq mois suivant la fin de l’exercice financier ;
• Soumettre des états financiers certifiés au Business Development Department dans les cinq mois suivant la fin de l’exercice financier ;
• Le service de développement des entreprises doit être informé de l’emplacement des documents financiers.

Enfin, seuls les employés du bureau de représentation sont soumis à l’impôt sur le revenu des personnes physiques.

Quels sont les documents nécessaires pour enregistrer une entreprise ?

Les documents nécessaires à l’enregistrement d’une entreprise en Thaïlande peuvent varier en fonction du type d’entreprise que vous souhaitez créer (société à responsabilité limitée, succursale, bureau de représentation régionale, etc. ) et de la nature de vos activités. Voici toutefois une liste générale des documents souvent requis :

1. L’acte constitutif : Ce document décrit les activités prévues de la société, sa structure, le montant de son capital social, le nom de ses actionnaires, etc.

2. Les statuts : Ce document complète l’acte constitutif et fixe les règles de fonctionnement interne de l’entreprise.

3. Liste des actionnaires et des administrateurs : Liste des actionnaires et des administrateurs avec des informations telles que le nom, l’adresse, la nationalité, le nombre d’actions détenues, etc.

4. Preuve de résidence des actionnaires et des administrateurs : Copies des passeports et des justificatifs de résidence des actionnaires et des administrateurs.

5. Preuve de l’origine des fonds : Une déclaration détaillant l’origine des fonds investis dans la société.

6. Contrat de bail ou lettre de propriété : Un contrat de bail pour l’adresse de l’entreprise en Thaïlande ou une lettre de propriété si l’entreprise possède ses propres locaux.

7. Formulaire de demande d’enregistrement d’une entreprise : Le formulaire officiel de demande d’enregistrement d’une entreprise en Thaïlande.

8. Déclaration d’aptitude à la fonction d’administrateur du directeur : Les administrateurs ont signé une déclaration attestant qu’ils sont aptes à exercer leurs fonctions.

9. Déclaration statutaire : Déclaration selon laquelle la société se conformera aux lois locales.

10. Copies des passeports et des photographies des actionnaires et des administrateurs : Copies des passeports et photographies récentes des actionnaires et des administrateurs.

11. Liste des activités commerciales : Liste détaillée des activités commerciales proposées par l’entreprise.

12. Certificat de vérification du nom de la société : Un certificat prouvant que le nom choisi pour la société est unique et n’est pas déjà utilisé par une autre société enregistrée.

Ces documents peuvent varier en fonction des exigences spécifiques du département des affaires commerciales de Thaïlande. Il est fortement recommandé de consulter un avocat local ou un consultant en affaires pour s’assurer que tous les documents nécessaires sont corrects et complets. Les règles et réglementations peuvent également changer, il est donc essentiel de se tenir au courant des dernières exigences.

Quel est le régime fiscal pour les entreprises étrangères en Thaïlande ?

En Thaïlande, le régime fiscal des entreprises étrangères dépend du type d’activités que l’entreprise a l’intention d’exercer. Voici quelques points clés à prendre en compte :

• Impôt sur le revenu des sociétés : Les entreprises thaïlandaises sont soumises à l’impôt sur les sociétés, qui est actuellement fixé à un taux d’introduction de 20 %. Toutefois, il est essentiel de noter que ce taux peut varier en fonction du type de société et de ses revenus.

• Succursales étrangères : Les succursales de sociétés étrangères en Thaïlande sont généralement soumises au même taux d’imposition sur les sociétés que les sociétés thaïlandaises. Les bénéfices réalisés localement sont imposés.

• Revenus de source étrangère : En règle générale, les sociétés étrangères ne sont imposées que sur les revenus gagnés en Thaïlande. Les revenus de source étrangère ne sont généralement pas soumis à l’impôt thaïlandais.

• Taxe sur la valeur ajoutée (TVA) : La Thaïlande prélève une taxe sur la valeur ajoutée (TVA) actuellement fixée à 7 %. Les entreprises dépassant un certain seuil de chiffre d’affaires doivent s’enregistrer et collecter la TVA sur leurs ventes.

• Traités fiscaux internationaux : La Thaïlande a conclu des conventions fiscales avec de nombreux pays afin d’éviter la double imposition des revenus. Il est essentiel de vérifier s’il existe une convention fiscale entre la Thaïlande et le pays d’origine de l’entreprise.

• Déductions fiscales : Des secteurs ou des régions spécifiques peuvent bénéficier d’incitations fiscales particulières. Il est conseillé de vérifier s’il existe des régimes fiscaux spéciaux pour le secteur d’activité de l’entreprise.

• Retenue à la source : Certains paiements, tels que les dividendes, les intérêts et les redevances, peuvent être soumis à une retenue à la source. Le taux de retenue à la source peut varier en fonction de la nature du paiement et des dispositions des conventions fiscales internationales.

Il est essentiel de consulter un fiscaliste ou un conseiller financier spécialisé dans les affaires internationales pour obtenir des conseils spécifiques à la situation de votre entreprise. Les lois fiscales peuvent être complexes et sujettes à des changements, il est donc essentiel de se tenir au courant des réglementations en vigueur concernant le bureau de représentation.

Quelles sont les pratiques commerciales habituelles en Thaïlande ?

La culture locale influence les pratiques commerciales en Thaïlande, qui mettent l’accent sur les relations personnelles, le respect et la hiérarchie. Voici quelques pratiques commerciales courantes en Thaïlande :

• Salutation et respect : Les Thaïlandais attachent une grande importance aux salutations. Utilisez le salut traditionnel « wai » en rapprochant vos paumes de votre poitrine et en inclinant légèrement la tête. Les salutations formelles sont d’usage dans les contextes professionnels.

• Hiérarchie et respect des aînés : La hiérarchie est importante en Thaïlande. Respectez les personnes plus âgées et les personnes de rang supérieur. Attendre qu’une personne plus âgée commence une réunion est une marque de respect.

• Patience et diplomatie : Les Thaïlandais apprécient la patience et la diplomatie. Évitez la confrontation et préférez une approche douce lors des négociations.

• Établir des relations personnelles : Il est essentiel de nouer des relations personnelles. Les Thaïlandais préfèrent faire des affaires avec des personnes qu’ils connaissent et en qui ils ont confiance. Prenez le temps de nouer des relations avant de parler affaires.

• Échangez vos cartes de visite : Il est d’usage d’échanger les cartes de visite au début d’une réunion d’affaires. Présentez votre carte de visite des deux mains et examinez attentivement celle que l’on vous donne.

• Négociations : Les négociations peuvent être un processus lent et progressif. Soyez patient et prêt à discuter des détails. Les Thaïlandais préfèrent souvent éviter la confrontation et peuvent exprimer leur désaccord de manière indirecte.

• Cadeaux d’affaires : Les cadeaux d’affaires sont appréciés, surtout au début ou à la fin des négociations. Choisissez des cadeaux de qualité, mais évitez les cadeaux extravagants qui pourraient être mal interprétés.

• Utilisation de la langue : Bien que la plupart des affaires se déroulent en anglais, le fait de connaître quelques mots de thaï et de s’intéresser à la culture locale peut renforcer les relations.

• Réunions : Prévoyez suffisamment de temps pour les réunions, car les Thaïlandais accordent plus d’importance à la qualité de la conversation qu’à sa durée.

• Suivi : Assurez un suivi régulier après les réunions afin de renforcer les relations. Une communication régulière sera appréciée.

La clé de la réussite d’une entreprise et d’un bureau de représentation en Thaïlande réside dans le respect de la culture locale, la patience et l’établissement de relations solides. Il est souvent conseillé de travailler avec des partenaires locaux ou de consulter des experts commerciaux thaïlandais pour s’orienter efficacement sur le marché.